El pasado fin de semana, del 25 al 27 de marzo, se celebró en sede del Colegio de Abogados de Madrid la edición 2022 del Global Legal Hackathon.
El evento, que fue patrocinado, entre otros, por LegalShelter, promovía, a través de trabajo por equipos y a lo largo de un intenso fin de semana, proponer soluciones a través de la tecnología, a 4 retos legales presentados por la propia organización.
Además, durante el evento, se organizaron 3 mesas redondas, que tuvieron como tema central, la innovación en aspectos como la transformación de las organizaciones del sector, atraer y retener el talento, o el acceso a la Justicia.
Tuve el inmenso privilegio de poder intervenir en la primera de ellas, junto a Anna Marra y Sara Molina Pérez-Tomé, compañeras de primera, de excelencia profesional y personal sin parangón, y que abanderan de primera mano, la aplicación de metodologías innovadoras en el sector. Anna en la partida de Legal Projet Management, Sara en la partida de Legal Management Consulting, y yo en la partida del Legal Tech aplicado a litigios. Las tres expusimos nuestra experiencia personal, a través de divertidas anécdotas y casos de uso, sobre cómo la innovación y la tecnología está transformando nuestras metodologías de trabajo, haciéndonos más eficientes, y permitiéndonos ofrecer a nuestros clientes, un servicio de excepcional calidad.
Además, tuve la oportunidad de participar en uno de los grupos de trabajo, concretamente el apadrinado por la biblioteca Icam. Me uní a siete excepcionales profesionales del sector legal, con los que tuve el privilegio de trabajar codo con codo, para buscar una solución con la que abordar uno de los 4 retos propuestos, concretamente el Ukranian Challenge.
Todos teníamos clarísimo que nuestros esfuerzos debían concentrarse en aliviar de alguna manera, la dramática situación que están padeciendo los nacionales ucranianos que llegan a nuestro país en busca de ayuda.
Empezó un proceso de brain storming, con el que detectar necesidades, que pudieran tener fácil solución a través de la innovación y la tecnología. Y dentro de este ejercicio, pudimos confirmar que los refugiados ucranianos que necesitaban acceder a familias de acogida, alojamiento, apoyo psicológico, o ayuda necesaria en casos de especial vulnerabilidad, debían cumplimentar una serie de trámites administrativos de recopilación de información, datos y documentos, que se recogían de forma manual por los voluntarios de las ONG’s que les atendían. Para facilitar estos datos, se hace a través de una cita, el que se facilita toda la información y documentación a los voluntarios, proceso que suele durar más de una hora, y que, en la mayoría de las ocasiones, requiere de un intérprete, lo que complica algo más el trámite. Lo que determina que, en cada jornada laboral de cada voluntario, únicamente pueda atender una media de 7 familias como máximo.
Proceso que visualizamos podía ser agilizado y mejorado, redefiniéndolo y contando los soportes adecuados.
Empezamos a planteamos cómo estructurarlo, para que exigiera el menor esfuerzo posible, reduciéndose, además, considerablemente los tiempos.
Y fue entonces cuando surgió Dear Sasha.
La solución consistía en la reestructuración del proceso, teniendo como eje un formulario en ucraniano, en el que cada ciudadano pudiera cumplimentarlo desde su teléfono móvil, incluyendo toda la información y datos requeridos, y subir los documentos que se requieren desde las ONG’s, para luego poder generar un código QR con toda esa información ya codificada y estructurada, con el que poder ser leída, de forma inmediata, y validada y volcada en los sistemas, en escasos minutos.
Como metodología innovadora, varios son los aspectos fundamentales de la idea:
- Trasladar la cumplimentación de los datos del voluntario, al propio interesado. De este modo, la carga de trabajo que implica la tarea, se diluye, y no se concentra únicamente en los voluntarios.
- Al completarse la información en un formulario en ucraniano, no se requerirán de tantos intérpretes, que, ante la falta de disponibilidad, pueda demorar el trámite hasta que alguno pueda tener disponibilidad para poder ayudar en el proceso.
- Al introducirse los datos en un formulario, éstos se codifican y estructuran de forma automática, lo que permitirá su interoperabilidad con los sistemas de las ONG’s.
- El volcado de la información podrá hacerse de forma completamente automatizada sin necesidad de gestión manual a través del código QR.
Por lo que procesos de más de 1 hora, se circunscriben ahora a escasos minutos, lo que posibilita que cada voluntario pueda atender a más de 45 familias en su jornada, en vez de las 7 originarias.
No solo la tecnología permite este ahorro de tiempo y esfuerzo, sino también la innovación, que nos ha permitido mejorar el proceso a través de su redefinición.
De ahí que la innovación se constituya como un elemento clave a la hora de reinventar las metodologías y los procesos de trabajo en la búsqueda de mejoras, y el tándem con la tecnología, lo mejorará hasta límites exponenciales.
De mi paso por este Hackathon, me quedo con la comunidad que la innovación está generando en el sector legal. Una comunidad valiente, con curiosidad por probar nuevas maneras de hacer las cosas, con ganas de avanzar, de experimentar, de aprender, de errar y mejorar. Y lo más importante, de compartir y ayudar, que es esencial y fundamental en este contexto de reinvención, redefinición y transformación.
Porque como dice el proverbio, “si quieres ir rápido camina solo, si quieres llegar lejos camina acompañado”.
Rocío Ramirez
Directora de Procesos en EMC Soluciones Legaltech
